Sådan kan du bruge rollekonceptet

Roller
Hvem er rollen tiltænkt?
Administrator
Regnskabs-/økonomimedarbejder, kontorassistent
Drift
Vicevært, ejendomsmester, ejendomsdriftsansvarlig 
Ejer
Ejer, der har ekstern ejendomsadministration, ejerforeningsformand 
Brugerdefineret
Tilpas indstillingerne efter dit valg 


Ofte stillede spørgsmål og svar...

  • Hvem får besked når der skal indberettes og når fordelingsregnskabet er udarbejdet?
Svar: Som udgangspunkt vil det være Administrator-brugere, der vil modtage en e-mail, når de årlige udgiftsoplysninger og beboernes aconto indbetalinger, skal indberettes i Techem Administrator Portalen. Når det digitale fordelingsregnskab er udarbejdet, vil der automatisk blive sendt en e-mail. 

  • Kan jeg fravælge at modtage e-mails fra Techem Administrator Portal?
Svar: Brugeren har mulighed for at fravælge e-mails, ved at ændre indstillingerne på sin bruger. De e-mails der fravælges, vil i stedet blive sendt til den Primære kontaktperson, som hver ejendom altid har tilknyttet.

  • Hvad betyder det at være den Primære kontaktperson?
Svar: Den Primære kontaktperson skal sikre digital kommunikation mellem Techem Administrator Portal og kunden. Som Primær kontaktpersonen vil du modtage e-mails, når de årlige udgiftsoplysninger og beboernes aconto indbetalinger skal indberettes i Techem Administrator Portalen. Når det digitale fordelingsregnskab er udarbejdet, vil der automatisk blive sendt en e-mail.
Bemærk: Den Primære kontaktperson vil ikke modtage e-mails, hvis der oprettes en Administrator Bruger, der har sagt ja til at modtage e-mails vedr. fordelingsregnskabet og når det er tid til at indberette, medmindre den Primære kontakt har valgt at modtage disse beskeder.

  •  Hvorfor er det en god idé at oprette forskellige roller til brugere af portalen? 
Svar: Når du opretter en bestemt rolle, letter du brugerens arbejde i portalen, idet visse områder er specielt egnet til administrative eller driftsmæssige opgaver. Du har f.eks. mulighed for at oprette en driftsrolle til en vicevært, som ikke skal have adgang til indberetningsdata om ejendommen og beboerne.

  •  Kan jeg give en vicevært adgang til forbrugsopgørelserne? 
Svar: Ved at vælge ”Brugerdefineret rolle”, kan du tilpasse, hvad brugeren skal have adgang til, herunder fx. dokumentarkivet, hvor du finder forbrugsopgørelserne.

  •  Hvad skal jeg gøre, hvis jeg som ejendomsejer skifter administrationsselskab? 
Svar: Hvis du starter et nyt samarbejde op med et nyt administrationsselskab, skal du kontakte Techem. Techem giver herefter det nye administrationsselskab adgang til dine ejendomme i portalen.

  •  Kan jeg slette alle brugere i systemet? 
Svar: Nej, der skal altid være minimum én Administrator-bruger markeret som Primær kontaktperson. Den primære kontaktperson er som udgangspunkt den første person/e-mail, som er oprettet hos jer. Ønsker du at slette denne bruger, skal du oprette en ny Administrator-bruger og markere vedkommende som Primær kontaktperson først.

  • En ejendom skifter Administrationsselskab. Hvad sker der med de brugere, der tidligere havde adgang til ejendommen via Portalen?
Svar: Skifter en ejendom til et nyt Administrationsselskab, mister de personer der tidligere havde adgang automatisk adgang til portalen. Skal de fortsat have adgang, kan du nemt invitere dem igen under Indstillinger > Brugere.

  •  Hvem får besked om, når der skal indberettes? 
Svar: Hvis der er oprettet en Administrator-bruger på ejendommen, vil denne modtage påmindelser fra systemet omkring indberetning og når fordelingsregnskabet er udarbejdet. Er der ikke oprettet en Administrator-bruger på ejendommen, vil disse e-mails blive sendt til den Primære kontaktperson.

  •  Er det kun den Primære kontaktperson, der kan oprette brugere? 
Svar: Nej, alle brugere kan invitere andre brugere til portalen. De er dog begrænset som følger, for at sikre at den Primær Bruger har kontrol over adgange: 

- Administrator-brugere kan oprette brugere med alle roller (Administrator, Drift, Ejer og Brugerdefineret)
- Drift-brugere kan oprette brugere med samme rolle som dem selv.
- Ejer-brugere kan oprette brugere med samme rolle som dem selv.
- Brugerdefinerede-brugere kan oprette brugere med samme rolle som dem selv.
- For alle roller gælder det, at man kun kan give adgang til de ejendomme og områder at portalen man også selv har adgang til.

  •  Kan jeg ændre en brugers e-mail? 
Svar: Det er brugeren selv, der vedligeholder sin e-mailadresse under sin ”Profil” i portalen. Har brugeren ikke aktiveret sin adgang endnu, er det muligt at gensende invitationen, og her har du også mulighed for at indtaste en anden e-mailadresse. 


Hjalp denne artikel dig?